Por: Magda Battiston e Bruno Góes

Não tenha medo da mudança, ela pode revolucionar a sua empresa contábil, porém antes de trocar a sua ferramenta de trabalho é fundamental avaliar alguns itens para saber se a sua fornecedora de tecnologia pode estar ultrapassada, ou descobrir que você está ao lado da empresa que sempre quis e nem sabia. 

Para ajudar você nesta escolha o Contabilidade na TV, com a colaboração do analista de sistemas Bruno Góes, criou uma lista com os itens que devem ser questionados tanto do seu fornecedor atual quanto das empresas que você está conhecendo. 

São métricas importantes para avaliar se o sistema contábil que você usa ou quer adquirir está ultrapassado.

1º  LINGUAGEM DE PROGRAMAÇÃO DO SEU DESENVOLVEDOR DEVE SER ATUALIZADA CONSTANTEMENTE

A linguagem de programação é o software utilizado para desenvolver o sistema que você usa. Se este software estiver descontinuado isso significa que o seu sistema está tecnologicamente comprometido, ou seja, se a linguagem de programação não evoluir, o seu sistema não poderá oferecer novos recursos.

2º EXECUTÁVEIS SOMENTE NO SERVIDOR

Imagine que sua contabilidade tenha 200 terminais: fazer a atualização do sistema seria uma tarefa de dias, feito máquina a máquina. Com o executável somente no servidor, basta fazer a atualização neste local e todos os terminais estarão de acordo com o padrão. Simples e eficaz!

3º  MULTIEMPRESAS COM MULTITAREFAS

O sistema multiempresa com multitarefa é aquele em que o usuário pode trabalhar simultaneamente com várias empresas  fazendo diferentes tarefas para cada uma delas, sem ter que fechar e abrir a tela de uma empresa para cada tarefa. É agilidade certa!

4º INTERFACE INTUITIVA

É você olhar para o sistema e intuitivamente saber onde clicar de acordo com o que deseja fazer, é quando o sistema é fácil de ser utilizado. Um sistema só consegue ser intuitivo se a empresa desenvolvedora pensou o sistema do início ao fim, pois trata-se de oferecer padronização das telas e botões de funcionalidades bem pensados. Um sistema padronizado aumenta em muito a curva de aprendizado dos usuários.

5º SERVIDOR DE APLICAÇÃO

O servidor de aplicação trabalha com todas as tarefas distribuídas, isso possibilita que você coloque toda a sua rede trabalhando em conjunto. Por exemplo: se você tem um servidor de banco de dados, ainda pode ter um servidor de aplicação fazendo outras funções importantes que vão evitar gargalos no seu servidor de banco de dados. Isso é uma evolução constante, então qualquer gargalo que você tenha no sistema pode ser passado para o servidor de aplicação.

6º INTEGRAÇÕES WEB

Aumentam a integração entre os sistemas (contábil, folha, fiscal, etc.), evitando retrabalhos no dia a dia contábil. Além disso podem oferecer recursos incríveis tanto para os gestores de empresas contábeis quanto para seus clientes. Alguns recursos que já vimos e que fazem grande diferença:

* INTEGRAÇÕES WEB - ALGUNS RECURSOS PARA EMPRESA CONTÁBIL

- Distorção automática de impostos: com este recurso o gerente da empresa contábil recebe via CRM possíveis erros de operação, com base em diferenças de cálculo, consideradas pelo sistema como não condizentes com o perfil do cliente.

- Controle de senhas: local onde o contador pode consultar usuário e senha de vários órgãos para cada um de seus clientes.

* INTEGRAÇÕES WEB - ALGUNS RECURSOS PARA OS CLIENTES DAS EMPRESAS CONTÁBEIS

- Atendimento 24h – este recurso proporciona ao cliente da contabilidade um grande benefício, pois tudo que o contador publicar vai ficar a disposição do cliente, o qual pode imprimir suas guias de impostos, verificar seus relatórios, planilhas e controles, além de enviar via CRM comunicações por tema, fazendo solicitações e recebendo retorno via sistema.

- Controles de CND’s

- Geração e correção automática de impostos: o cliente verifica as guias em atraso e gera uma 2ª via com o valor já recalculado pelo sistema.

7º VERSÃO MOBILE

Isso é pensar na vida moderna, todo mundo está em movimento e ainda assim tem que estar informado de seu negócio. Com as versões mobile para sistemas contábeis o administrador da empresa contábil pode acompanhar as tarefas pendentes, realizadas, entregues e estatísticas, tudo referente a atendimentos, impostos, obrigações, CND’s e relatórios. Os clientes da contabilidade também podem acessar as informações configuradas pelo contador.

E aí fica a sua conclusão: será que está na hora de mudar ou de se aliar a sua fornecedora de sistemas para contabilidade?

Fonte: Contabilidade na TV